Políticas de Privacidad

# AVISO DE PRIVACIDAD INTEGRAL ## PORTAL PÚBLICO DE GESTIÓN DE SOLICITUDES Y WORKFLOW **Última actualización: 13 de julio de 2026** En cumplimiento de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, su Reglamento y demás disposiciones aplicables, se pone a disposición de los usuarios el presente Aviso de Privacidad Integral. ## 1. Identidad y domicilio del responsable **[RAZÓN SOCIAL COMPLETA DE LA EMPRESA]**, en adelante “el Responsable”, con domicilio en **[DOMICILIO COMPLETO]**, es responsable del uso, tratamiento, protección y resguardo de los datos personales recabados mediante el Portal Público de Gestión de Solicitudes y Workflow, en adelante “el Portal”. Para cualquier asunto relacionado con la protección de datos personales, el titular podrá comunicarse mediante: * Correo electrónico: **[CORREO DE PRIVACIDAD]** * Teléfono: **[TELÉFONO]** * Domicilio: **[DOMICILIO DEL ÁREA RESPONSABLE]** ## 2. Datos personales que podrán ser recabados Dependiendo del trámite, proceso o servicio solicitado, el Portal podrá recabar las siguientes categorías de datos personales: ### a) Datos de identificación * Nombre completo. * Firma autógrafa, electrónica o firma capturada mediante pantalla táctil. * Fecha de nacimiento, cuando resulte necesaria. * Identificación oficial. * Clave Única de Registro de Población, cuando sea necesaria para el trámite. * Registro Federal de Contribuyentes. * Fotografía. * Número de empleado, proveedor, cliente o usuario. * Puesto, área, departamento o empresa a la que pertenece. ### b) Datos de contacto * Domicilio. * Correo electrónico. * Número telefónico. * Número de teléfono celular. * Medio de contacto preferente. ### c) Datos laborales, profesionales o comerciales * Empresa o institución en la que labora. * Puesto o cargo. * Área de adscripción. * Datos de superiores, responsables o representantes. * Experiencia, formación, documentos laborales o profesionales. * Información relacionada con clientes, proveedores, contratistas o socios comerciales. ### d) Datos relacionados con solicitudes y procesos * Tipo y contenido de la solicitud. * Descripción de hechos, necesidades, incidencias o requerimientos. * Respuestas proporcionadas en formularios. * Comentarios y observaciones. * Autorizaciones, aprobaciones o rechazos. * Motivos de decisiones. * Historial de actividades. * Fechas y horas de participación. * Usuario que realizó cada acción. * Información contenida en documentos, imágenes y archivos adjuntos. * Evidencias relacionadas con el trámite. * Datos de seguimiento y resolución. ### e) Datos electrónicos y técnicos * Dirección IP. * Fecha y hora de acceso. * Tipo de navegador. * Sistema operativo. * Identificadores de dispositivo. * Registros de acceso, actividad y auditoría. * Cookies, tokens de sesión y tecnologías similares. * Ubicación aproximada derivada de la dirección IP. Cuando un proceso requiera ubicación geográfica precisa, acceso a cámara, micrófono o archivos del dispositivo, el Portal solicitará la autorización correspondiente antes de utilizar dichas funciones. ### f) Datos financieros o patrimoniales Cuando resulten indispensables para el trámite, podrán recabarse: * Datos de facturación. * Información fiscal. * Datos bancarios. * Comprobantes de pago. * Cotizaciones. * Presupuestos. * Información relacionada con operaciones comerciales o contractuales. El Portal no solicitará contraseñas bancarias, números de identificación personal, códigos de seguridad dinámicos ni credenciales de acceso a servicios financieros. ### g) Datos personales sensibles Como regla general, el Portal no solicitará datos personales sensibles. Sin embargo, determinados procesos podrían requerir información relacionada con salud, discapacidad, información biométrica, antecedentes médicos u otra información considerada sensible. En estos casos: 1. Se informará expresamente al titular qué información se requiere. 2. Se explicará la finalidad específica de su tratamiento. 3. Se solicitará el consentimiento expreso correspondiente. 4. Se aplicarán medidas reforzadas de seguridad y acceso restringido. El titular deberá evitar proporcionar datos sensibles que no sean necesarios para la solicitud o trámite correspondiente. ## 3. Finalidades primarias del tratamiento Los datos personales serán utilizados para las siguientes finalidades necesarias: 1. Registrar e identificar al usuario. 2. Crear y administrar solicitudes, trámites, reportes, tickets o expedientes. 3. Validar la identidad y legitimidad del solicitante. 4. Canalizar solicitudes al área, persona, rol o responsable correspondiente. 5. Ejecutar procesos, tareas, aprobaciones, decisiones y flujos de trabajo. 6. Solicitar información o documentación adicional. 7. Generar documentos, formatos, constancias, resoluciones, reportes o expedientes. 8. Recabar firmas, autorizaciones, aceptaciones o manifestaciones de voluntad. 9. Enviar correos electrónicos, mensajes o notificaciones relacionadas con el proceso. 10. Informar sobre avances, pendientes, cambios de estado o resolución. 11. Mantener un historial de las actuaciones efectuadas dentro del proceso. 12. Crear registros de auditoría y trazabilidad. 13. Prevenir suplantaciones, accesos no autorizados, fraude o uso indebido del Portal. 14. Atender aclaraciones, quejas, solicitudes o inconformidades. 15. Cumplir obligaciones contractuales, fiscales, administrativas, laborales o legales. 16. Atender requerimientos de autoridades competentes. 17. Conservar evidencia relacionada con el cumplimiento de obligaciones. 18. Brindar soporte técnico y mejorar la disponibilidad y seguridad del Portal. 19. Integrar estadísticas y reportes internos relacionados con la operación de los procesos. 20. Administrar la relación jurídica, comercial, laboral o administrativa que corresponda. Estas finalidades son necesarias para la prestación de los servicios y la ejecución de los procesos solicitados. ## 4. Finalidades secundarias Cuando corresponda y siempre que no sean indispensables para la relación principal, los datos de contacto podrán utilizarse para: * Enviar encuestas de satisfacción. * Solicitar retroalimentación sobre el Portal. * Informar sobre nuevos servicios o funcionalidades. * Enviar comunicaciones comerciales o promocionales. * Elaborar análisis estadísticos sobre la calidad del servicio. El titular podrá negarse al tratamiento para estas finalidades enviando un correo a **[CORREO DE PRIVACIDAD]**, con el asunto: **“Negativa para finalidades secundarias”** La negativa para estas finalidades no afectará la atención de las solicitudes o trámites principales. ## 5. Datos personales de terceros Cuando el usuario proporcione datos personales de empleados, clientes, familiares, representantes, proveedores u otras personas, declara que: * Cuenta con autorización para proporcionar dicha información. * Ha informado al tercero sobre las finalidades para las que será utilizada. * Los datos proporcionados son correctos y pertinentes. * No proporcionará información excesiva o innecesaria. El Responsable podrá solicitar evidencia de dicha autorización cuando resulte necesario. ## 6. Datos personales de menores de edad El Portal no está dirigido de manera general a menores de edad. Cuando un proceso requiera información de una persona menor de edad, ésta deberá ser proporcionada por quien ejerza la patria potestad, tutela o representación legal. El Responsable podrá solicitar documentación para acreditar dicha representación. Si se detecta que un menor proporcionó directamente información sin la autorización correspondiente, podrán bloquearse o eliminarse los datos y suspenderse el trámite hasta que se valide la participación de su representante legal. ## 7. Firma electrónica y evidencia de consentimiento El Portal podrá utilizar mecanismos como: * Casillas de aceptación. * Contraseñas. * Códigos de verificación. * Firmas dibujadas en pantalla. * Firmas electrónicas. * Sellos de tiempo. * Registros de dirección IP. * Evidencias de fecha, hora, dispositivo y usuario. * Confirmaciones enviadas por correo electrónico. Estos mecanismos podrán utilizarse para documentar la identidad del participante, su intervención en el proceso y la manifestación de su consentimiento o decisión. La firma capturada mediante pantalla táctil o ratón no necesariamente constituye una Firma Electrónica Avanzada. Su valor probatorio dependerá del mecanismo utilizado, de la evidencia asociada y de la naturaleza jurídica del acto. ## 8. Transferencias de datos personales Los datos personales podrán ser compartidos, cuando sea necesario, con: * Empresas pertenecientes al mismo grupo corporativo. * Clientes, proveedores o contratantes relacionados con el proceso. * Proveedores de alojamiento, infraestructura tecnológica, almacenamiento, correo electrónico, firma electrónica, mensajería, soporte o seguridad informática. * Consultores, auditores, abogados, contadores, certificadores o prestadores de servicios profesionales. * Entidades financieras, aseguradoras o empresas de financiamiento, cuando el titular solicite o autorice su intervención. * Socios comerciales que deban participar en la atención del trámite. * Autoridades administrativas, fiscales, laborales, judiciales o regulatorias. * Terceros involucrados en una operación corporativa, fusión, adquisición, reestructura o transmisión de activos. Las transferencias se limitarán a la información necesaria para cumplir su finalidad. Cuando una transferencia requiera consentimiento, éste será solicitado previamente mediante el Portal o por otro medio verificable. No será necesario obtener el consentimiento cuando la transferencia se encuentre permitida por la legislación aplicable, sea necesaria para cumplir una relación jurídica o derive de un requerimiento de autoridad competente. Los proveedores que actúen por cuenta del Responsable deberán tratar la información conforme a sus instrucciones, obligaciones contractuales y medidas de confidencialidad y seguridad. ## 9. Uso de servicios tecnológicos y almacenamiento en la nube El Portal podrá utilizar servicios de infraestructura, bases de datos, correo electrónico, almacenamiento o procesamiento en la nube proporcionados por terceros ubicados dentro o fuera de México. En estos casos, el Responsable adoptará medidas contractuales, administrativas y técnicas razonables para procurar que los proveedores mantengan niveles adecuados de confidencialidad y seguridad. La información podrá ser procesada en los países donde los proveedores mantengan centros de datos o infraestructura tecnológica, conforme a sus condiciones contractuales y a la legislación aplicable. ## 10. Uso de inteligencia artificial y procesamiento automatizado El Portal podrá emplear herramientas automatizadas o servicios de inteligencia artificial para apoyar actividades como: * Clasificación de solicitudes. * Extracción de información de documentos. * Reconocimiento de texto. * Generación de borradores o resúmenes. * Detección de duplicados. * Asignación inicial de categorías o áreas. * Identificación de inconsistencias. * Elaboración de recomendaciones. * Automatización de notificaciones. Estas herramientas serán utilizadas como apoyo operativo. Cuando una decisión pueda producir efectos jurídicos o afectar significativamente al titular, se procurará que exista revisión o intervención humana, salvo que la automatización sea necesaria para ejecutar una obligación contractual, se encuentre autorizada por la legislación aplicable o haya sido expresamente aceptada por el titular. El usuario no deberá ingresar en herramientas de inteligencia artificial información sensible o confidencial que no sea indispensable para el trámite. ## 11. Cookies y tecnologías similares El Portal podrá utilizar cookies, almacenamiento local, tokens y tecnologías similares para: * Mantener activa la sesión. * Recordar preferencias. * Evitar accesos no autorizados. * Mejorar el funcionamiento del Portal. * Analizar errores y rendimiento. * Generar estadísticas de uso. * Prevenir ataques o actividades fraudulentas. Algunas cookies son indispensables para el funcionamiento del Portal y no pueden desactivarse sin afectar el servicio. El usuario podrá configurar su navegador para rechazar o eliminar determinadas cookies. Sin embargo, esto podría limitar algunas funciones. Cuando se utilicen cookies analíticas, publicitarias o de terceros que requieran consentimiento, el Portal mostrará el mecanismo correspondiente para aceptarlas, rechazarlas o configurar sus preferencias. ## 12. Medidas de seguridad El Responsable implementará medidas administrativas, técnicas y físicas razonables para proteger los datos personales contra: * Daño. * Pérdida. * Alteración. * Destrucción. * Acceso no autorizado. * Divulgación indebida. * Uso o tratamiento no autorizado. Las medidas podrán incluir: * Cifrado de comunicaciones. * Control de accesos basado en usuarios, roles y permisos. * Autenticación y administración de sesiones. * Registros de auditoría. * Copias de seguridad. * Restricciones de acceso a documentos. * Políticas de contraseñas. * Monitoreo de actividad. * Actualizaciones de seguridad. * Acuerdos de confidencialidad. * Procedimientos de atención a incidentes. Ningún sistema es completamente invulnerable. Por esta razón, el usuario también deberá proteger sus credenciales, cerrar sesión en equipos compartidos y evitar enviar información confidencial por medios no autorizados. ## 13. Conservación y eliminación de datos Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para: * Atender y concluir el trámite. * Mantener evidencia de las actuaciones realizadas. * Cumplir obligaciones contractuales y legales. * Atender auditorías, aclaraciones o controversias. * Cumplir plazos de prescripción. * Determinar posibles responsabilidades. Al concluir los plazos aplicables, los datos podrán ser: * Eliminados. * Anonimizados. * Bloqueados. * Conservados exclusivamente para atender obligaciones o responsabilidades legales. Los plazos específicos podrán variar según el tipo de trámite, contrato, expediente o disposición aplicable. ## 14. Derechos ARCO El titular podrá ejercer los siguientes derechos: * **Acceso:** conocer qué datos personales se poseen y cómo son utilizados. * **Rectificación:** solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos. * **Cancelación:** solicitar que los datos sean eliminados cuando resulte legalmente procedente. * **Oposición:** solicitar que los datos dejen de utilizarse para determinadas finalidades. La solicitud deberá enviarse al correo **[CORREO DE PRIVACIDAD]** y deberá contener: 1. Nombre completo del titular. 2. Medio para recibir notificaciones. 3. Descripción clara del derecho que desea ejercer. 4. Descripción de los datos personales involucrados. 5. Información que permita localizar el registro o trámite. 6. Copia de una identificación o mecanismo equivalente para acreditar la identidad. 7. Cuando actúe un representante, documentación que acredite la representación. 8. En solicitudes de rectificación, documentos que respalden la corrección solicitada. El Responsable comunicará la determinación adoptada dentro de los plazos establecidos por la legislación aplicable. El ejercicio de los derechos ARCO será gratuito. No obstante, podrán cobrarse los gastos justificados de reproducción, envío o certificación, cuando legalmente corresponda. ## 15. Revocación del consentimiento Cuando el tratamiento se base en el consentimiento, el titular podrá solicitar su revocación enviando un correo a **[CORREO DE PRIVACIDAD]** con el asunto: **“Revocación del consentimiento”** La revocación no tendrá efectos retroactivos ni impedirá conservar información necesaria para cumplir obligaciones legales, contractuales o atender responsabilidades. En algunos casos, la revocación podría ocasionar que el trámite o servicio no pueda continuar. ## 16. Limitación del uso o divulgación El titular podrá solicitar la limitación del uso o divulgación de sus datos personales mediante: * Solicitud enviada a **[CORREO DE PRIVACIDAD]**. * Cancelación de suscripciones mediante los enlaces incluidos en los correos. * Configuración de preferencias dentro del Portal, cuando esté disponible. * Inscripción en los registros públicos de exclusión que resulten aplicables. ## 17. Corrección y actualización de información El usuario es responsable de proporcionar información correcta, completa y actualizada. Cuando se produzca un cambio en sus datos, deberá actualizar la información dentro del Portal o solicitar su corrección al Responsable. El Responsable podrá suspender temporalmente una solicitud cuando existan inconsistencias que impidan validar la identidad del solicitante o continuar con el proceso. ## 18. Enlaces y servicios de terceros El Portal podrá incluir enlaces a páginas, formularios o plataformas administradas por terceros. El tratamiento de datos realizado directamente por esos terceros se regirá por sus propios avisos de privacidad y términos de servicio. El usuario deberá revisar dichos documentos antes de proporcionar información en plataformas externas. ## 19. Vulneraciones de seguridad Cuando ocurra una vulneración que afecte de forma significativa los derechos patrimoniales o morales del titular, el Responsable realizará las acciones necesarias para contenerla y, cuando resulte legalmente procedente, informará al titular: * La naturaleza del incidente. * Los datos comprometidos. * Las recomendaciones para proteger sus intereses. * Las acciones correctivas implementadas. * Los medios para solicitar información adicional. ## 20. Cambios al aviso de privacidad El presente Aviso de Privacidad podrá modificarse como consecuencia de: * Cambios legales o regulatorios. * Nuevas funcionalidades del Portal. * Cambios en los procesos internos. * Incorporación de nuevos servicios o proveedores. * Modificaciones en las finalidades del tratamiento. Las modificaciones serán publicadas en: **[URL DEL AVISO DE PRIVACIDAD]** Cuando los cambios requieran un nuevo consentimiento, éste será solicitado mediante el Portal, correo electrónico u otro medio verificable. ## 21. Consentimiento Al proporcionar sus datos personales y marcar la casilla de aceptación correspondiente, el usuario manifiesta que: * Ha leído el presente Aviso de Privacidad. * Conoce las finalidades del tratamiento. * Proporciona información de manera libre y voluntaria. * Cuenta con autorización para entregar datos de terceros, cuando corresponda. * Consiente el tratamiento de sus datos en los términos aquí señalados, salvo en aquellos casos en que la legislación permita el tratamiento sin consentimiento. Cuando se recaben datos personales sensibles, financieros, patrimoniales o se realicen transferencias que requieran consentimiento expreso, el Portal solicitará una aceptación específica y diferenciada. ## 22. Autoridad competente El titular podrá acudir ante la autoridad competente en materia de protección de datos personales cuando considere que su derecho a la protección de datos ha sido vulnerado. La presentación de una reclamación ante la autoridad no impide que el titular ejerza previamente sus derechos ante el Responsable. --- **Responsable:** [RAZÓN SOCIAL COMPLETA] **Domicilio:** [DOMICILIO COMPLETO] **Correo de privacidad:** [CORREO DE PRIVACIDAD] **Teléfono:** [TELÉFONO] **Portal:** [URL DEL PORTAL] **Fecha de última actualización:** 13 de julio de 2026